Was die GeBüV verlangt — vier Grundsätze
Die Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) konkretisiert die Aufbewahrungspflichten aus dem Obligationenrecht (Art. 957 ff. OR). Für die tägliche Arbeit in einem Treuhandbetrieb lassen sich die Anforderungen auf vier Grundsätze verdichten — wobei die verbindliche Auslegung im Einzelfall in fachkundige Hände gehört:
- Aufbewahrung.
Geschäftsbücher, Buchungsbelege und der Geschäftsbericht sind in der Regel während zehn Jahren aufzubewahren — gerechnet ab Schluss des Geschäftsjahres.
- Integrität / Unveränderbarkeit.
Werden Unterlagen elektronisch abgelegt, muss nachträgliches, unbemerktes Verändern oder Löschen ausgeschlossen sein. Die Verordnung spricht von unveränderbaren Informationsträgern.
- Verfügbarkeit / Lesbarkeit.
Die Unterlagen müssen während der gesamten Frist jederzeit zugänglich und innert angemessener Frist lesbar gemacht werden können — auch wenn sich Software oder Formate über die Jahre ändern.
- Nachvollziehbarkeit.
Es muss erkennbar bleiben, wann und durch wen Unterlagen erfasst, geändert oder wiederhergestellt wurden. Protokolle und Versionsstände machen den Umgang mit den Daten überprüfbar.
Warum Sync-Dienste und externe Festplatten selten genügen
Viele Kanzleien sichern Mandantendaten über einen Cloud-Sync-Dienst oder eine externe Festplatte am Empfang. Beides ist praktisch — erfüllt die obigen Grundsätze aber selten zuverlässig. Der Grund liegt in der Funktionsweise.
Wo es im Alltag hakt
Sync ist kein Archiv
- Löschen wird mitsynchronisiert.
Wird eine Datei lokal überschrieben oder gelöscht, übernimmt der Sync-Dienst die Änderung — die ältere Fassung ist weg oder nur kurz im Papierkorb.
- Keine garantierte Unveränderbarkeit.
Wer Zugriff hat, kann Inhalte überschreiben. Eine revisionssichere, gegen Veränderung geschützte Ablage über zehn Jahre ist so kaum belegbar.
- Festplatten altern und liegen am selben Ort.
Ein einzelner Datenträger im Büro fällt aus, geht verloren oder verbrennt mit — und ist obendrein selten verschlüsselt.
Wie eine Sicherung das löst
Versioniert und unveränderlich
- Jede Fassung bleibt erhalten.
Versionierte Sicherungen heben frühere Stände auf, statt sie zu überschreiben — ein versehentliches Löschen ist rückgängig zu machen.
- Schreibgeschützt abgelegt.
Einmal gesicherte Daten sind gegen nachträgliches Verändern geschützt — ausgelegt auf das Prinzip der unveränderbaren Aufbewahrung.
- Georedundant in der Schweiz.
Archiv3 speichert in zwei Schweizer Rechenzentren (Zürich und Genf) — ein Standortausfall bedeutet keinen Datenverlust.
Wie Archiv3 die GeBüV-Grundsätze technisch unterstützt
Archiv3 ist keine Rechtsberatung und ersetzt sie nicht. Die Plattform ist aber gezielt darauf ausgelegt, die vier oben genannten Grundsätze technisch zu stützen — damit Sie die Anforderungen mit weniger Aufwand erfüllen können.
Revisionssichere, versionierte Aufbewahrung
Jede Sicherung wird mit Zeitstempel als eigener, unveränderlicher Stand abgelegt. Frühere Fassungen bleiben über die gesamte Aufbewahrungsdauer erhalten und lassen sich gezielt zurückholen. Das adressiert sowohl die Aufbewahrung über zehn Jahre als auch die geforderte Integrität.
Datenstandort Schweiz und Zero-Knowledge
Mandantendaten unterliegen dem Berufs- und Geschäftsgeheimnis. Archiv3 verschlüsselt sie Zero-Knowledge mit AES-256-GCM: Die Inhalte werden vor dem Hochladen auf Ihrem Gerät verschlüsselt, und nur Sie halten den Schlüssel. Selbst Archiv3 kann die Daten nicht einsehen. Gespeichert wird ausschliesslich in der Schweiz — relevant auch mit Blick auf das revidierte Datenschutzgesetz (revDSG).
Protokollierte Restore-Tests als Nachweis der Lesbarkeit
Lesbarkeit über zehn Jahre lässt sich nur belegen, wenn man sie prüft. Jede Wiederherstellung in Archiv3 wird protokolliert — mit Zeitpunkt und Umfang. Ein regelmässiger, dokumentierter Restore-Test wird so zum belastbaren Nachweis, dass die archivierten Unterlagen tatsächlich verfügbar und lesbar sind, statt nur theoretisch vorhanden.
Restore-First: Im Ernstfall zählt die Wiederherstellung
Aufbewahren ist die eine Hälfte — die Daten im Bedarfsfall sauber zurückzuholen die andere. Ob versehentlich gelöschter Jahresabschluss, defektes Notebook oder Ransomware: Was zählt, ist, wie schnell und vollständig Sie wieder arbeitsfähig sind. Bei Archiv3 holen Sie einzelne Dateien oder ganze Mandatsordner in 3 Klicks zurück — ohne eigene IT und ohne Wartezeit auf einen Dienstleister.
Checkliste für die Kanzlei
Diese fünf Punkte helfen, die eigene Datensicherung strukturiert auf die GeBüV-Grundsätze hin zu prüfen. Sie ersetzen keine rechtliche Beurteilung, geben aber eine erste Orientierung:
- 1. Erfassen, was aufbewahrungspflichtig ist.
Buchhaltungsdaten, Belege, Abschlüsse und Korrespondenz pro Mandat identifizieren — und sicherstellen, dass alles in die Sicherung einbezogen ist.
- 2. Versionierung und Unveränderbarkeit prüfen.
Bleiben frühere Stände erhalten? Sind gesicherte Daten gegen nachträgliches Verändern geschützt?
- 3. Verschlüsselung und Datenstandort klären.
Sind die Daten Ende-zu-Ende verschlüsselt, und liegen sie in der Schweiz? Wer hat technisch Zugriff?
- 4. Restore regelmässig testen und protokollieren.
Mindestens einmal jährlich eine Stichprobe wiederherstellen und den Test dokumentieren — das belegt die Lesbarkeit.
- 5. Verbindliche Beurteilung einholen.
Die konkrete Pflichtenlage pro Mandat mit der eigenen Rechtsberatung abschliessend klären — diese Seite gibt nur eine technische Orientierung.
Wie Archiv3 diese Punkte im Treuhandalltag abbildet, lesen Sie unter Archiv3 für Treuhänder. Verwandte Branchen mit ähnlichen Aufbewahrungs- und Geheimhaltungspflichten finden Sie unter Anwaltskanzleien und Arztpraxen.